Ratgeber

Stundenzettel: wie lange aufbewahren?

Zwei Jahre, sechs Jahre oder zehn? Es kommt darauf an, welches Gesetz man fragt — und die Fristen laufen nebeneinander.

Die Fristen im Überblick

Grundlage	Was	Frist
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Nachweise über Arbeitszeit über 8 Stunden hinaus	2 Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (betroffene Branchen)	2 Jahre
§ 41 Abs. 1 EStG	Lohnkonto	6 Jahre
§ 147 AO	Buchungsbelege / sonstige Unterlagen	10 bzw. 6 Jahre

Die kürzeste Frist ist nicht die maßgebliche. Wenn Arbeitszeitnachweise zugleich Grundlage der Lohnabrechnung sind, greifen die steuerlichen Fristen zusätzlich.

Nicht länger als nötig

Auf der anderen Seite steht die DSGVO. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen ist zu löschen — ein Archiv „für alle Fälle" ist kein zulässiger Zweck.

Digital oder auf Papier?

Das Gesetz schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und im Prüfungsfall verfügbar sind. Eine digitale Erfassung mit Änderungsprotokoll erfüllt das in der Regel besser als ein Ordner mit handschriftlichen Zetteln — weil nachträgliche Korrekturen sichtbar bleiben.

Wer prüft

Die Arbeitsschutzbehörden der Länder prüfen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft im Rahmen ihrer Zuständigkeit unter anderem die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung werden Arbeitszeitnachweise mit der Lohnabrechnung abgeglichen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand nach bestem Wissen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.