Kundenbericht

12 Mitarbeiter, 3 Arbeitszeit­modelle, ein System.

Wie die DKN Schaltanlagen GmbH aus Niedersachsen ihre Zeiterfassung von Papier und Excel auf NFC-Karten umgestellt hat.

Das Unternehmen

Die DKN Schaltanlagen GmbH baut Schaltanlagen und Steuerungen. Zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Standort in Niedersachsen, ein typischer Betrieb aus dem technischen Handwerk: ein Teil der Belegschaft in der Fertigung, ein Teil im Büro, dazu Kräfte auf Stundenbasis.

Die Ausgangslage

Drei Beschäftigungsmodelle unter einem Dach: sechs Vollzeitkräfte mit festem Tagessoll, fünf Mitarbeiter auf Stundenbasis ohne Saldoführung und eine Teilzeitkraft mit Wochenstunden-Vertrag. Jedes Modell rechnet anders — und jede Abweichung musste am Monatsende von Hand zusammengesucht werden.

Dazu kamen die Fragen, die in jedem Betrieb dieser Größe auftauchen: Wie viele Urlaubstage sind noch offen? Wurde die gesetzliche Pause eingehalten? Wie viele Überstunden stehen auf dem Konto — und was passiert mit ihnen?

Die Umstellung

Eingeführt wurde StundenApp im März 2026. Acht Mitarbeiter stempeln seitdem per NFC-Karte: Karte ans Lesegerät, fertig — keine PIN, kein Passwort, keine App auf dem privaten Handy. Gerade in der Fertigung war das die Bedingung dafür, dass die Erfassung überhaupt angenommen wird.

Für jedes Beschäftigungsmodell wurde das passende Profil hinterlegt. Das System rechnet seitdem für jeden Mitarbeiter nach seinen eigenen Regeln: Vollzeit gegen Tagessoll, Teilzeit gegen Wochenstunden, Stundenbasis ohne Saldo.

Was heute automatisch läuft

• Feiertage — die gesetzlichen Feiertage für Niedersachsen werden automatisch geladen und berücksichtigt. An einem Feiertag entfällt die Sollzeit, das Saldo bleibt unberührt.
• Abwesenheiten — 22 Urlaubsanträge, 2 Sonderurlaube und die Krankmeldungen laufen über das System statt über Zettel. Genehmigte Abwesenheiten reduzieren das Soll automatisch.
• Überstunden — 10 Auszahlungen und 6 Freizeitausgleiche wurden erfasst, jeweils mit Datum und automatischem Abzug vom Gesamtsaldo. Im Stundenzettel bleibt nachvollziehbar, wann wie viel ausgeglichen wurde.
• Monatsabschluss — 31 Monate wurden abgeschlossen und eingefroren. Abgerechnete Zeiträume verändern sich nachträglich nicht mehr still.
• Protokoll — 2.334 Stempelvorgänge sind mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert.

Das Ergebnis

Nach gut sieben Monaten liegen 729 dokumentierte Arbeitstage und 5.435 erfasste Nettostunden im System. Der Stundenzettel entsteht auf Knopfdruck als PDF statt in Handarbeit, und bei der Frage „wie viele Überstunden habe ich eigentlich?" gibt es eine Zahl statt einer Schätzung.