Zeiterfassung für das Handwerk.

Stempeln per Karte statt per App auf dem Privathandy. Für Betriebe, in denen nicht jeder am Schreibtisch sitzt.

Das Problem in Handwerksbetrieben

Zeiterfassungslösungen sind meist für Büros gebaut: Login per E-Mail und Passwort, Erfassung im Browser, Bedienung am Rechner. In der Werkstatt, auf der Baustelle oder in der Fertigung funktioniert das schlecht. Wer Handschuhe trägt oder kein Firmenhandy hat, stempelt nicht — und am Monatsende fehlen die Zeiten.

NFC-Karte statt Passwort

Jeder Mitarbeiter bekommt eine Karte. Karte ans Lesegerät halten, fertig: Kommen, Pause, Gehen sind erfasst. Kein Passwort, keine App, kein privates Gerät. Das senkt die Hürde so weit, dass die Erfassung im Alltag tatsächlich stattfindet.

Gemischte Verträge sind der Normalfall

Im Handwerk arbeiten Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Aushilfen im selben Betrieb. StundenApp kennt vier Modelle — Vollzeit, Teilzeit mit Wochenstunden, Teilzeit mit Monatsstunden und Stundenbasis ohne Saldo — und rechnet für jeden nach seinen eigenen Regeln.

Was der Betrieb davon hat

• Pflichtpausen werden nach der Firmenregel automatisch berücksichtigt, wenn die erfasste Pause nicht reicht.
• Feiertage kommen für das richtige Bundesland automatisch ins System.
• Stundenzettel entsteht als PDF auf Knopfdruck, auf Wunsch monatlich automatisch per E-Mail.
• Urlaub und Krankmeldungen laufen über dasselbe System statt über Zettel am Schwarzen Brett.
• Monatsabschluss friert abgerechnete Zeiträume ein.

Typische Fragen aus dem Handwerk

Welche Zeiterfassung eignet sich für Handwerksbetriebe?

Entscheidend ist, dass die Erfassung ohne Hürde funktioniert. In Werkstatt, Fertigung und auf der Baustelle scheitern Lösungen mit Passwort-Login oder App auf dem Privathandy häufig an der Praxis. Ein Kartenleser mit NFC-Karten senkt die Hürde so weit, dass die Zeiten tatsächlich erfasst statt nachträglich geschätzt werden.

Brauchen Mitarbeiter ein Smartphone für die Zeiterfassung?

Nein. Beim NFC-Login genügt die Karte am Lesegerät im Betrieb. Weder eine App noch ein privates Gerät sind erforderlich. Wer möchte, kann berechtigten Mitarbeitern zusätzlich das Stempeln über das Portal erlauben.

Funktioniert das auch mit Aushilfen und Teilzeitkräften?

Ja. Es stehen vier Beschäftigungsmodelle zur Verfügung: Vollzeit, Teilzeit mit Wochenstunden, Teilzeit mit Monatsstunden und ein stundenbasiertes Modell ohne Saldoführung. Jedes Modell rechnet nach eigenen Regeln, auch wenn alle im selben Betrieb arbeiten.

Werden die gesetzlichen Pausen automatisch berücksichtigt?

Ja, sofern die Pausenregel im Unternehmen hinterlegt ist. Reicht die erfasste Pause nicht aus, wird die gesetzliche Mindestpause nach § 4 ArbZG automatisch berücksichtigt — 30 Minuten ab mehr als sechs Stunden, 45 Minuten ab mehr als neun Stunden.

Was kostet die Zeiterfassung für einen Handwerksbetrieb?

Bis 5 Mitarbeiter 19 Euro im Monat, bis 10 Mitarbeiter 29 Euro, bis 25 Mitarbeiter 49 Euro, bis 100 Mitarbeiter 69 Euro — ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG). und monatlich kündbar. Der Test läuft 14 Tage monatlich kündbar.

Was bei der Einführung zu beachten ist

Die Umstellung scheitert selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Drei Dinge haben sich in der Praxis bewährt:

• Das Lesegerät dorthin, wo ohnehin jeder vorbeikommt — Eingang, Umkleide oder Werkstatttür. Ein Gerät im Büro wird in der Fertigung nicht genutzt.
• Karten personalisiert ausgeben — mit Namen beschriftete Karten werden seltener vertauscht und ernster genommen als anonyme Chips.
• Pausenregel vorher festlegen — wenn klar ist, wie die gesetzliche Pause gehandhabt wird, entfallen die meisten Rückfragen am Monatsende.

Rechtlicher Hintergrund zur Erfassungspflicht und zu den Pausenzeiten steht im Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht und unter Pausenregelung.